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CIO如何做好IT项目成本预算
来源: CIO之家的朋友们   作者:CIO之家的朋友  日期:2020/9/14  类别:IT治理  主题:CIO  编辑:吃饭睡觉打豆豆
信息化项目的成本,大致可以分为两块,一是有形成本,如软件的授权费用、培训费用、二次开发费用等等;二是无形的成本,如项目所占用的时间、可能给现有生产经营带来的风险、转型过程中的损失等

信息化项目是一个烧钱的游戏,这已经是很多企业管理者脑袋对于信息化项目的一个直观的印象。其实呢,信息化项目比起企业其他项目来说,还是小儿科,如一个新产品的研发或者新生产线的投入,都是动辄十万、百万起步的。那为什么偏偏会给信息化项目扣上这么一顶高帽子呢?根据笔者的了解,这其中有两方面的原因。一是这些信息化项目的投资,其回报是无形的,很难利用金钱来衡量信息化项目的投资回报;二是由于很多信息化项目管理人员没有成本预算的相关知识,所以,他们在做项目报告的时候,根本没有做相关的成本预算或者所作的预算跟最后的成本支出相差甚远,他们只知道没钱了就像老板要钱。长久下去,就在投资者心中形成了这么一个坏印象。

  没有一个好的成本预算,对于信息化项目的影响,是众所周知的,笔者在这里也就不浪费口舌了。下面笔者结合自己的工作经验,谈谈如何来做好信息化项目成本预算,以及减少预算的一些技巧。

  信息化项目的成本,大致可以分为两块,一是有形成本,如软件的授权费用、培训费用、二次开发费用等等;二是无形的成本,如项目所占用的时间、可能给现有生产经营带来的风险、转型过程中的损失等等。前者是可控的、可量化定义的;而后者的话,跟投资回报率一样,很难精确的统计与控制。下面笔者结合一个财物管理软件项目,来谈谈在项目成本预算中,该注意的地方。其实,很多信息化项目的成本预算都是大同小异的,可以相互借鉴。

  一、应用软件的授权费用。

  企业若要实施财务信息化管理项目的话,则第一笔庞大支出就是财务管理软件的授权费用。虽然说,现在市场上也有一些免费的开源软件,或者是一些盗版的财物管理软件,这些都不在这篇文章的讨论之内。

  我们CIO在实施财务信息化管理软件之前,第一件要做的就是打听这个财务管理软件的行情,看看财务管理软件的价格。在打听这个软件价格行情的时候,需要注意几个问题。

  一是买软件跟买衣服一样,价格往往跟品牌联系在一起的。一个著名的牌子,如国内的金蝶、用友的财务管理软件,国外的甲骨文等财物管理软件模块,在价格上还是有不小的差异。不过,有一点要明确的就是,软件的性能与质量,往往跟品牌没有直接的联系。这就好像衣服的质量跟品牌没有一一对应的关系一样。有时候,杂牌的软件,在企业中也能够开发结果;相反,品牌的软件反而在企业中无所作为。所以,CIO为了做成本预算,在打听市场行情的时候,笔者认为最好收集以下不同的品牌的价格行情,然后,再参考其他因素,最终来决定采用哪一款信息化管理软件。如笔者在做财务信息化软件的授权费用预算时,就把财务管理软件根据其知名度与价格的不同,分为一线品牌、二线品牌与三线品牌,然后把其价格填入进去。如此的话,决策者就能一目了然的知道,软件的授权费用。

  二是要区分软件授权费用中所包含的服务内容。不同的软件公司,其软件授权费用中所包含的服务是不同的。如一些大型的财务管理软件,如集团性的财务信息化管理项目,一般是把财务管理软件授权费用、财务管理软件项目实施费用、二次开发费用等锋是区分开来的;而有些财务管理软件,特别是一些小型的财务管理软件企业,一般报价的时候,是把财务管理软件授权费用与培训费用是合并在一起的,但是,其二次开发费用仍然按实际二次开发的数量分计算的。所以,在作信息化项目成本预算的时候,考虑软件授权费用时,需要了解这个软件授权费用中,到底包含哪些服务内容。这对于最后的成本预算准确与否,有着很重大的影响。

  对于软件授权成本的预计,笔者有如下建议:

  1、在做软件授权成本预算之前,先对自己企业的规模有个充分的认识。因为不同规模的软件,其价格有很大的差异。如你是集团企业的,则你若再去考察单个企业版的软件授权价格就没有多大的必要,而且,这也浪费时间。所以,在软件授权成本预计的时候,不要收集所有的相关软件,而只需要收集一些具有代表性的软件价格即可。

  2、为了后续分析比较的需要,最好有一个统一的报价体系。即当上面所说的,若报价中所包含的服务不一样的话,则我们CIO在做成本预算的时候,要进行相关的折换。一般是自己先形成一个统一的报价格式,然后把各个供应商的报价进行处理,要么合并、要么分解。因为只有统一的口径,才有对比的可能性。

  二、后台数据库的成本。

  现在的信息化管理软件,一般都需要有后台数据库的支持。所以,对于后台数据库的成本,也是不容小视的一块支出。

  现在不同的数据库,其软件授权成本也是不同的。甲骨文的Oracle数据库是数据库中的老大,其几个也是数一数二的;而微软的 SQLServer相对来说,价格要稍微便宜一点;另外,还有一些免费的数据库,如MYSQL;若企业愿意承担风险的话,那也可以采用盗版的数据库版本,等等。

  一般来说,CIO在选择数据库软件的时候,不像选择应用软件那样的自由,而是会受到一些因素的限制,如:

  可能受到来自前台应用软件的限制。一般来说,一个数据库应用软件其不可能支持所有的数据库系统,出于各种目的,有些是技术上的限制,而有些上商业运营方面的限制,其一般都只是支持几个特定的数据库系统。如你若采用甲骨文的应用软件产品,则它们就推荐你采用他们的数据库版本;采用微软的ERP软件,他们就会推荐你采用微软的数据库系统,等等。这是捆绑销售的一种碗转的形式。

  另外一种就是数据库应用的限制。不同版本的数据库,在性能上还是有差异的。所以,企业要根据不同的性能,采取不同的数据库。若需要进行大量的分析运算或者人工智能的话,可能MYSQL等开源数据库可能不能胜任,要么是无法完成任务,要么就是执行时间过长。而若企业只是一些简单的应用,不涉及到人工智能或者大量数据运算的话,若采用Oracle的等大型的数据库的话,则就显得有点浪费,毕竟企业需要为此付出比较昂贵的代价。

  所以,在数据库成本的预算上,笔者认为需要注意以下几点:

  1、要考虑在应用软件销售的同时,有没有数据库版本的限制。若我们看中的应用软件,其只支持某款特殊的数据库管理系统,那么我们只需要找对应的数据库版本的价格即可。不过,往往这些数据库管理软家的价格是不菲的。因为要不是这里有很大的商业价值,软件公司就不会对数据库软件进行捆绑销售。

  2、若企业自己有比较多的选择余地的话,那笔者个人认为,一些小型的数据库管理软件,甚至是免费的开源管理软件,基本上就可以满足企业的日常办公需求。而没有必要花费比较高的代价去采用那些昂贵的商业数据库系统。毕竟信息化管理效果,跟采用什么样的数据库,两者之间没有多大的联系。也就是说,软件的功能基本上是有前台的程序所决定的,跟后台的数据库没有大大的联系。而且,数据库对于用户来说,都是透明的,他们看到到数据库的存在。对于,在数据库选择的时候,不用像前台应用软件那样,考虑数据库软件的操作性以及页面的美观程度,等等。笔者现在很多信息化管理项目,都采用了开源的数据库系统,都运行的不错。所以,或许在数据库版本的选择上,还可以为信息化管理项目省下一笔不小的开支。

  三、项目的实施费用。

  项目的实施费用在项目的实施成本中,也占据不少的比例。所以,在成本预算中,对其也要进行充分的重视。一般来说,对其进行预算时,需要注意如下几点。

  1、实施费用所包含的内容。有时候,实施费用不仅包括培训的费用,还需要包含实施顾问的住宿费用与来回的车费等等。所以,这在实施费用的预算中,最好能够列清楚。如此的话,对于后续实施费用的支出才会有所控制。

  2、实施费用一般可以有折扣。根据笔者跟软件公司打交道的经验,软件的实施费用往往是可以打折扣的。如有的按天来计费的软件实施公司,会买几送几的商业折扣;而有的按模块进行收费的企业,也可以在整个实施费用的基础上,大个几折,有的甚至可以打到5折。所以,在实施费用这一块的话,CIO要先去市场上打听好行情,如此的话,才能够得出一个比较精确的成本预算。若光听软件公司的一面之词,则往往这个预算支出比实际支出要来得大。


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