搜索 | 会员
高效能人士的时间管理技巧
来源: 36氪   作者:神译局  日期:2020/10/10  类别:职场  主题:职场  编辑:Corrine
时间对每个人都是公平的的。每个人每天都只有24小时。但是为什么有些人就能多干什么事情,取得更大成就,有些人却碌碌无为,虚度光阴或者瞎忙,不知道这忙什么呢

时间管理在于简化工作方式,更快更好地完成工作。

这样你就会有更多时间去玩、去休息,去做自己喜欢做的事情。

时间管理的重点是巧干,不是苦干。

时间对所有人都是公平的,每个人每天都只有24小时。不同的是大家对时间的利用方式不一样。

时间没法存下来,也没法借,你不能把时间保存下来供日后使用。你只能决定怎么更好地把时间花在高价值的活动上,而不是低价值的那些。

时间管理就是个选择的游戏:选择要做什么项目,要干什么工作,要遵循什么样的例程。

“时间管理不是什么次要的活动或者技能,而是生活当中其他一切赖以生存的核心技能。” —布赖恩·特雷西(Brian Tracy)

以下是我最喜欢的时间管理技巧清单。

想专注于重要的事,干完更多的事,提高工作效率吗?

那就应用这里所列的原则、规则和技能吧,因为这会改变你处理时间的方式。

1.跟踪时间的消耗

知道自己每项任务花了多少时间吗?我们大多数人都可以猜,但我们的估计通常跟实际相差甚远。

时间跟踪是用来记录工作时间的一种时间管理技术。它有助于衡量工作时间,并能提供相关信息,让我们了解自己在每个特定任务上花费了多少时间。

怎么跟踪自己的时间消耗?

你可以用人工的方式去跟踪,打开你的电子表格,每隔30分钟记下你的工作内容即可。

或者也可以利用时间跟踪app。时间跟踪app可以为你提供有关生产效率的真实数据。

比方说RescueTime就是一款免费的应用,这款应用可以准确跟踪你在计算机上面所花费的时间。每周结束时,应用会提供一份报告,里面总结了你这一周是怎么度过的。你还可以查看其他的指标,比方说在每一项特定任务上花费的时间。

记录了几周之后,你就会注意到自己的行为模式,知道时间都花在哪里了,以及自己的时间是怎么被浪费掉的。

一旦对自己时间消耗的模式有了了解,你可以制定计划来把浪费时间的行为给消灭掉。

时间跟踪是一项强大的时间管理技术。通过获取有关自己工作的真实数据,你就可以剖析出提高工作效率的办法。

2.时间分块

有时你会感觉自己被日程安排给控制住了。要做的时间太多了,留给你的时间太少了。

只是把要做的事情列出来然后拼命干是不够的。这样形成不了日常的结构或例程。

你还需要引入一个重要的元素:时间。

为此,你要将任务跟时关联起来。确定什么时候该完成任务以及完成任务需要多长时间。

如果这一条听起来似乎很简单,那是因为事实就是如此。

时间分块(Time blocking)这种方法将任务管理与日历结合到了一起。就是把一天的时间分成“一块块”,然后给不同的时间块分配要关注的任务。

每一项任务都有适用的时间块。在此期间就干那一件事,不能中断。

慢慢地,你的日程安排就已安排得满满当当。工作任务,社交活动,休息。一切都已计划好并确定了优先级。

这项时间管理技术的优点在于,这会迫使你想清楚该如何消费自己的时间。

跟没完没了的待办事项清单相比,这项技巧更加强大且效率更高。

3.吃掉那只青蛙

摘自Brian Tracy的《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog):

“你没法吃掉池塘里面所有的蝌蚪和青蛙。但是,你可以吃掉里面最大、最丑陋的那个,那就够了,至少暂时够了。”

每一天都要确定自己最重要的任务是什么。那就是你的青蛙,是对你的工作影响最大的那项任务。

要从干掉这只青蛙来开始新的一天。训练自己,从最重要的任务开始,而且要不被打断地干完那项工作。

这种做法为什么行得通?

因为这项简单的时间管理技术能够早早给一天带来一场胜利。这会让你充满动力和成就感。重大目标就是这么实现:每天不断努力,积小胜为大胜。

记住:

要抵制住先解决掉最简单的任务的诱惑。总是从吃掉那只青蛙开始新的一天。

但是,如果要吃的青蛙很多该怎么办?

马克吐温有答案:

“如果吃掉一只青蛙是你的工作,那么早上的第一件事最好先干这个。如果你的工作是要吃掉两只青蛙,那你最好先吃掉一只。”

早上的第一件事是先吃掉青蛙。

如果要吃掉的青蛙不止一只,先吃掉最大的那只。

4.番茄工作法

大脑同时只能专注于一件事。在任务之间切换会给工作和效率造成破坏成本。

番茄工作法是一个简单的时间管理系统,会强制你专注于单项任务上。

番茄工作法可以说是最简单但最有效的时间管理技术之一。

排除一切干扰,把计时器设置成25分钟。在这段时间内,你只能进行一项任务。

25分钟听起来没有多长。但这是完全不间断,深度工作的25分钟。

从现在开始,你每天都要这样做,这样才能养成番茄工作法的习惯。

番茄工作法(Pomodoro)是怎么节省出时间的?

很简单。其背后的想法是要营造出一种紧迫感。

有了25分钟的时间设定,你就知道自己只有25分钟的时间来尽可能取得进展,而不是觉得自己有一整天的时间来完成任务了。

此外,这还会迫使你去休息一下。这对于全天都保持斗志昂扬来说至关重要。在计算机前呆好几个小时而不会感到疲倦是不可能的。

5.艾森豪威尔矩阵(要事优先)

知道如何确定工作的优先级是一项必不可少的时间管理技术。当什么事情都要有限考虑的话,那就是没有优先了。

不是所有的任务都是一样的。艾森豪威尔矩阵(又称要事优先矩阵)可助你找出最重要的任务。

任务可以划分进这4个象限:

  1. 紧急且重要

  2. 重要但不紧急

  3. 紧急但不重要

  4. 不紧急也不重要

这个矩阵应该这么用:

  1. 先把所有的任都写下来务。次序(暂时)先不要管

  2. 现在,先确定紧迫且重要的事情。用“U”标记紧急任务,用“I”标记重要人任务。每项任务可以有一个标记,2个标记或者没有标记

  3. 把每项任务插入到相应象限,然后采取相应行动。第一象限的任务要马上处理;第二象限的要做好安排;第三象限的,委派给别人处理;第四象限的待办事宜删掉就是。

为了提高工作效率,要把更多的时间花在第二象限的活动上。也就是对你本人和你的工作很有意义,但并不紧急的任务。

用德怀特·D·艾森豪威尔的话说:

“重要的事很少是紧急的,紧急的事很少是重要的。”

每天早上都要用一下艾森豪威尔矩阵。这是一个有效的时间管理工具,可以帮助对任务进行排名。

6.根据精力情况开展工作

精力充沛程度会影响工作的效率。所以,你应该把关键工作安排在工作效率最高的时间段。

找出自己什么时候最有效率,然后给这些时间段安排深度工作。

精力不足的时候,去做一些低价值的,对精力要求不高的任务(又叫做“浮浅工作(shallow work)”)。

比方说:

如果你早上的工作效率最高的话,这段时间就该安排最关键的工作。

午餐过后,你的精力可能会涣散。这时候正好用来清理一下桌子,看看电子邮件,或者更新一下电子表格。

要想知道自己什么时候精力最充沛,只需要每隔30分钟就评估一下自己的精力(按照1到10打分),然后记录到电子表格上。这么坚持几周后你就能够识别出自己的模式了。

而且精力每周的不同天也会有区别。对于大多数人来说,星期二似乎是效率最高的一天。找到你自己的模式。

怎么根据自己的精力水平安排好一周呢?不妨参考下面的做法:

  • 星期一:精力经过周末的休息正在慢慢恢复。这一天可安排类似目标设定、组织和计划之类对精力要求不高的任务

  • 星期二、星期三:精力达到高峰。这两天用来解决最困难的任务。可以去写作、头脑风暴,这是你的创客时间,用来创造吧。

  • 星期四:精力开始走下坡路。可用来安排会议,尤其是在需要达成共识的时候。

  • 星期五:精力达到了最低点。可安排一些开放性的工作,进行长期规划,建立关系。

7.排除干扰

分心会损害工作效率和注意力。

(研究表明)被打断后大概需要23分钟才能重新集中注意力。

在《最重要的事只有一件》里,加里·凯勒(Gary Keller)阐述工作被打断时会发生什么:

事实上:

半小时的全神贯注要比2小时内在两项任务之间来回切换更高效。要把分心的事情都排除掉,避免任务切换的成本。

要想排除干扰:

  • 关掉手机和计算机上的一切通知

  • 将手机放在远离工作区的地方

  • 戴上降噪耳机。如果你看起来很忙并且正在干活的话,同事就不太可能会打扰你

  • 把文章先保存到Pocket或Instapaper上,稍后再看

  • 完成某项任务不需要Wi-Fi的话,请将其关闭掉

  • 工作过程中不要使用社交媒体。没法不看?那就安排好“分心时间”,在那段时间看看

  • 把手机和app(比方说Slack、Hangouts、Messenger)设置成“请勿打扰”

  • 把收件箱变成GTD Gmail,提高电子邮件的处理效率。你还可以利用Inbox Pause来暂停接收新的电子邮件

  • 如果你有自己的办公室的话,关上门

8.遵循二八定律(80/20法则,帕累托法则)

80/20法则是指 “80%的产出或结果来自20%的输入或行动”。

换句话说:

结果的绝大部分都是由小部分事情决定的。

为了更有效地管理好时间,请专注于带来80%结果的那20%的任务。利用这种时间管理技巧来执行最据影响力的任务。

为了运用好二八法则,问问自己以下这些问题:

  • 20%的电子邮件是不是占到了重要对话的80%?

  • 干扰的80%是不是由20%的来源贡献的?

  • 工作乐趣的80%是不是由20%的任务贡献的?

  • 80%的问题是否源自20%的项目?

  • 80%的客户只用了软件20%的功能?

  • 80%的投诉是不是由20%的客户提出来的?

9.批处理

批处理就是把相似的特定任务分为一组一并执行。其想法少分散注意力,聚焦的时间更长。

一次性处理所有的电子邮件,或者周日把一个星期的菜都做好,这些就是批处理。

这种时间管理技巧可让你高效完成很多任务。这样的话你的心流就能保持,因为那些活动要求的思维方式都是类似的。

批处理会让大脑每次专注于一种类型的任务。这样可减少启动和怠工时间,减少凌乱的日常,同时改善专注力。

哪些任务可以一起做呢?你的先把当天和当周的所有活动都写下来。那些要求类似思维方式的任务就可以批处理。

你可以先试试看,如有必要,可以重新编排。

以下几项任务可以试着进行批处理:

  • 一次性给下周要写的所有文章列好提纲

  • 一次性处理掉所有的沟通:电子邮件、Slack以及电话等

  • 同时更新几张相关的工作表

  • 一次把所有的杂事干完——超市购物、干洗、去邮局

要想提高批处理的效率,不妨运用番茄工作法在设定的时间内处理完相似的任务。

10.任务自动化

你是不是每天(或每周)都得一遍遍地做相同的任务?

对这些任务不不自动化的话,那就是在浪费宝贵的时间。每年要浪费掉好几千个小时。

让一些日常任务自动驾驶是巧干的关键。

好消息是:你可以把多出来的时间用来从事深度工作或休息。

以下是你可以在10分钟内实现自动驾驶的一些任务:

  • 在Gmail里面创建反复要写的罐装回复

  • 在Google日历上设置提醒,让你永远不会忘记任何事情

  • 用Grammarly对所写的东西进行语法校对

  • 用Buffer预先对社交媒体发文进行安排和自动化

  • 用LastPass填充在线表单,把所有的密码都保存在一个地方

  • 为每周或每月必须执行的任务创建电子表格模板

11.做好每天的计划

改进时间管理的最好方法之一就是对时间的利用做好计划。

每天都做好计划,这种仪式可以让你不会陷入混乱,为你的一天指引方向。

通过对时间做好规划,你就可以更好地应对未来的挑战。这样以来,你就再也不会拖延了。你的工作会比以往更快更流畅。

什么时候该做好一天的计划呢?你有两种选择:前一天的晚上,或者早晨起来的第一件事。

花几分钟写下当天要干的所有事情。

待办事宜清单里面应该有什么内容?那些能帮助你朝着职业目标和个人目标迈进的任务。

12.不办事宜清单( The To-Don’t List)

在数学里面,有一项问题解决技巧叫做反演(inversion.)。以终为始,然后倒推出已知条件。

反演这个工具很强大。这可以迫使你找到关于要解决的问题的隐藏理念。

你需要考虑如何最大限度地减少负面影响,而不是让正面影响最大化。

正向思考的话,你会把所有可以提高工作效率的事情都列出来。但是通过是从反演的角度来看问题的话,你会去思考哪些事情会降低工作效率。

于是就有了不办事宜清单。

把所有你想戒掉的习惯都写下来,把所有你希望摆脱的行为都列出来。

想象一下你平时都做了哪些事情——跟不喜欢的人长时间地开会,无聊的重复性任务—然后就从这些事情入手。

创建一份希望从生活中戒掉的坏习惯清单。用它来作为生活戒律准则。

以下是几个例子:

  • 早上起来干的第一件事情或者睡觉前干的最后一件事情不能是收发电子邮件

  • 不要在早上开会

  • 除非100%确定可以交付,否则不要轻易许诺

  • 下午不要喝咖啡

  • 不同意参加没有明确议程或结束时间的会议

反演为什么有效?原因很简单:不做什么决定了可以做什么。

用史蒂夫·乔布斯的话来说:

人们以为“专注”的意思就是对你必须关注的事情点头称是。大错特错!“专注”的内涵在于你要对另外100个好主意说“不”!创新意味着你要对一千件事情说不。

13.设置时间约束

当你确定完成特定任务需要多少时间时,你就会变得更有效率。所以我们才要创建截止日期。

帕金森法则指出:“在完成工作所允许的时限内,工作会不断增加,直到所有时间都被占据为止”。

分配的时间不是越多越好

因此,如果你减少完成任务所需要的时间,就会强迫大脑集中精力去完成那项任务。

要设置好截止日期,哪怕你不需要。给完成任务安排更少的时间会迫使大脑集中精力。

这里有个例子:

你必须查看并回复一封电子邮件,这项任务通常需要20分钟左右。

现在,你把时间缩短到10分钟,然后设置倒计时,尽一切努力在截止期限内搞定它。

倒计时会产生紧迫感,敦促你集中精力,提高效率。

利用截止日期和时间限制来发挥自己的优势。就算你没有截止日期,也要设定一个截止日期。你的大脑会承认这一点的。

知道自己只有一个小时来写完报告的话,你就不会跑到Facebook上面浪费20分钟了。

最后一项时间管理技巧

让自己陷入忙碌之中太容易了,以至于我们都忘了去享受自己正在做的事情了。工作的终极目标是享受。你想多花些时间去做自己喜欢的事情。

工作可以而且应该是有趣的。是有趣激发了你的动力、激情、创造力以及生产力。如果延误工作的话,再好的时间管理技巧也帮不了你。

有些最好的时间管理技巧非常简单明了。有的则稍微复杂一些,但是所有上述技巧你都可以在日常生活当中轻松应用。

但是请记住:每个人都不一样。

上述技巧是我所发现的,对生活有用的时间管理技巧,但对你可能没有用。所以哪些适合你的你就用,然后不断尝试改进自己的做法。

最后,还要定期对这些技巧进行重新评估,并思考如何提高自己的时间管理技能。


德仔网尊重行业规范,每篇文章都注明有明确的作者和来源;德仔网的原创文章,请转载时务必注明文章作者和来源:德仔网;
头条那些事
大家在关注
我们的推荐
也许感兴趣的
干货